Эффективное планирование – это верный путь к достижению цели. Иногда все эффективно спланировал, но есть внешние обстоятельства. Например, люди как Похитители времени, которые не дорожат и не ценят своё время, но и при первой возможности отнимают его у других, если дать волю, такие создания своруют всю энергию и к концу рабочего дня ты будешь выжат, как лимон. Чтобы избежать таких сотрудников их нужно научиться распознавать.
Первый «Похититель времени» — это «Одна минута». Они всегда застают врасплох у выхода из кафе, кабинета у входа в офис или поджидают в коридоре или звонок по телефону я всего на «Одну минутку», «Я быстро», «Есть минутка», «У меня один вопросик», на который ты даёшь ответ — это же всего одна минутка. Главное, когда ты занимаешься серьезной работой или обдумываешь серьезные задачи: например, подготовка к встрече с важным человеком, заполнение карт KPI, планирование бюджета на следующий месяц и т.д. Он может позвонить или подойти несколько раз в день занимая всего одну минуточку драгоценного времени. После того, как минуточка была уделена потерялась мысль, мозг переключился на другой объект, то время, которое было запланировано на важную и приоритетную задачу подарено человеку, ведь он не входил в планы и обращался с вопросами, на которые мог сам найти ответ.
Пример, как научить «Одну минутку», ценить время других людей и эффективно планировать:
«Я сейчас занят/занята. Предлагаю встретиться в 17.00 на 15 минут и обсудить все вопросы». К этому времени, сотрудник сам начнет, разбираться с вопросами и сложившейся ситуацией и в дальнейшем будет самостоятельно составлять вопросы и согласовывать время заранее для встречи или звонка.
Второй «Похититель времени» — это «Нужно встретиться, собираем совещание». В моей практике ни одно совещание не проходило за 15 минут даже если они проходят по 2 часа не могу сказать, что эффективно. Был опыт присутствия на собраниях и директоров салонов и обычного линейного персонала в салонах. Для меня совещание, которое занимает более 20 минут – это бесполезная и растянутая болтовня.
Для проведения или присутствия на совещаниях ответьте себе на вопросы: есть ли необходимость мне присутствовать/проводить его? Как можно решить вопросы с меньшей затратой времени? Провести скайп или разослать письмо? Любой способ, который был менее затратный во времени.
Если есть действительно необходимость в проведение совещания, существует несколько правил:
- Совещание следует назначать перед обедом или в конце рабочего дня.
- Никакого чая и кофе с печеньями и конфетами. Для общения и сплочения команды – это не вариант, есть другие способы и программы тимбилдинга.
- Все участники должны заранее знать повестку встречи и если есть необходимость участники заранее готовятся.
- До всех участников должна быть доведена достижимая цель встречи.
Третий «Похититель времени» — «Актер в своём репертуаре». Это люди, которые в любую минуту могут отвлечь по пустякам, например: смотрите какой на улице снег пошел или они готовы рассказывать истории, которые с ними по дороге в офис произошли, или им позвонил коллега по рабочей ситуации эта ситуация рассказывается вслух такие сотрудники из мухи слона готовы сделать. Как с ним работать?
Пример, как «Актер в своём репертуаре» научит ценить время других.
«У меня сегодня много задач я могу отвлекаться только по срочным и важным вопросам, а все остальные можно отложить на завтра. Если рассказ истории, то можно перебить и сказать у моего друга была похожая ситуация и…это отвлечет от истории актера, а завершить ситуацию можно будет намного быстрее».
Хорошо организованное время – это верный признак хорошо организованного ума.
Робин Шарма.
