Тема нехватки времени на выполнение задач в последнее время набирает все большей популярности в связи с быстро развивающими технологиями и изменениями в компаниях. Особенно страдают топ-менеджеры и старшие специалисты, ведь хочется выделить время на себя, родных и близких людей. Ведь правильно спланированная деятельность позволит достичь цели и получить удовольствие от прожитого дня. С рождения к нам сразу не приходит успех, каждый человек наделен одинаковыми возможностями, зависит только от нас, что мы будем применять для самосовершенствования и достижения цели. На самом деле и интеллект не является важным критерием в достижение успеха. Главное — это движение к результату. Как в фильме «Форест Гамп», у главного героя была цель и он делал все для достижения, не перед чем не останавливался. Ч.Дарвин и Л.Н Толстой были из обычной семьи, знаменитый спортсмен в гольф Бен Хоган в детстве был с плохой координацией движения. Каждый из них нашел свой инструмент и сумел применить для своего развития. Это к тому, что в тайм-менеджменте много алгоритмов и техник, каждый выбирает, подходящий себе инструмент. Давайте рассмотрим некоторые из них.
Правило «Семи».
Наш мозг делится на левую сознательную и правую бессознательную часть. В левое полушарие поступает информация, которая требует переработки и воспринимает не более 7 объектов, держать больше элементов в голове по природе нет возможности, поэтому рекомендуется информацию фиксировать. Если задач на день более 7, то их необходимо логически группировать.
Постановка цели.
Самый простой и эффективный инструмент в постановке задач это SMART – критерий, т.е сформулированная цель должна соответствовать следующим критериям:
| Конкретная (Specific) | необходимо описать конкретные характеристики желаемого результата, ответив на вопрос: Что я хочу достичь? |
| Измеримая (Measurable) | должна содержать показатели, оценив которые будет возможно сделать вывод – достигнута цель или нет. |
| Достижимая (Attainable) | цель должна быть реально достижима. |
| Значимая (Relevant) | цель должна быть важной, необходимой для тех, кто над ней работает. |
| Соотносимый с конкретным сроком (Тime-bounded) | цель должна иметь временные рамки. |
«Секретарь-помощник».
«Секретарь-помощник» — это блокнот/органайзер, в котором качественно спланирован план работы на день и неделю. Для составления плана на день должно уходить не более 15 минут, на неделю 90 минут, на месяц 7 часов. Качественным план может считаться, когда при подведении итогов все пункты выполнены. Для выполнения задач необходимо учитывать следующие моменты:
- Каждая задача должна быть ограничена во времени, что помогает задать хороший темп для её выполнения.
- В формулировке задач должен присутствовать глагол в завершенной форме (согласовать, купить, пригласить, сдать, проконтролировать, завершить).
- При планирование учитывайте, что 5 часов уходит на выполнение планируемого и 3 часа на форс-мажорные обстоятельства.
Матрица Эйзенхауэра
Для выполнения ежедневных задач и расстановки приоритетов рассмотрим «Матрицу приоритетов Эйзенхауэра». По горизонтальной оси оценивается срочность, по вертикальной важность. Пересечение осей, образует четыре зоны с разными приоритетами: важно и срочно; важно, но не срочно; срочно, но не важно; неважно и не срочно. Остается только поместить свои ежедневные задачи в соответствующую зону.
Матрица позволяет грамотно расходовать время за счет планирования работы и оценить ее эффективность. Если первый и четвертый квадраты пусты или задачи попадают туда крайне редко – деятельность спланирована эффективно.
Таким образом, мы рассмотрели инструменты планирования, которые позволяют подружиться со временем реализовывать все задуманное и получать удовольствие от каждого рабочего дня.
